Tercera
Entrega CAB
Errores
Logísticos y Consecuencias
Después de la visita a la empresa, la gerente
administrativa y el gerente de operaciones, nos contaron que durante sus años
de actividad en el sector, se les han presentado algunos inconvenientes en materia
logística, ya sea por causas externas que afectaron directamente el
funcionamiento normal de la cadena de abastecimiento o por propias decisiones
internas de la empresa. A continuación, se describirán 2 eventos que afectaron
el funcionamiento normal de sus actividades.
La primera de ellas se presentó por una indecisión en
el pedido de un contenedor, lo que produjo dos días de retraso en la orden y la
mercancía en puerto no estuvo en el plazo establecido de arribo por parte de la
naviera. Esto causo que el cupo en el buque no alcanzara para subir ese
contenedor y les toco dejar el contenedor en puerto hasta que se reprogramara
su envío. Finalmente la mercancía llego al puerto de buenaventura con 5 días de
retraso, lo que causo que la empresa incurriera en diversos costos extra para
poderle cumplir a sus clientes. Entre ellos, les toco venderle a uno de sus
clientes estrella una cinta con un calibre mayor (más caro) por el mismo precio
de cinta que requería el cual tenía un calibre mucho menor. Después de agotar
esta estrategia, Produempak tuvo que
comprarle a la competencia las cantidades de producto que requerían para suplir
su demanda y venderlas a sus clientes a pesar del sobrecosto.
En segundo lugar tenemos un inconveniente logístico
que se presentó por causas externas, debido al paro camionero realizado a lo
largo de todo el país, la mercancía en el puerto de buenaventura se represo y
esto causo que los fletes de transporte de los contenedores subieran
considerablemente. Según el gerente de operaciones, de un flete convencional
con un valor de aproximadamente $1.300.000 COP, se debió pagar un flete de
alrededor $2.100.000 COP (flete buenaventura Cali). Este fue el mayor
sobrecosto que hasta el momento la empresa le ha tocado asumir por este Flete.
Finalmente, la empresa también nos comentó sobre un
inconveniente que tuvieron hace poco tiempo pero que a diferencia de los dos
anteriores casos no hubo ninguna repercusión negativa para la empresa. El
inconveniente se generó al realizarse un mal picking por parte de un operario
enviando la mercancía equivocada a dos clientes. La empresa no pudo detectar
rápidamente este error y fue por medio de los clientes que se supo de esto. Afortunadamente
para la empresa las características de las cintas enviadas erróneamente fueron
útiles para la operación que requerían los clientes y por ende no se presentó
ninguna queja por parte de los clientes ni se tuvo que tomar acciones de
recoger y reponer mercancía. Por lo tanto, el error logístico no repercutió
negativamente en la empresa pero si dejó un llamado de atención a la empresa
para ser más cuidadosa en sus despachos.
Nosotros en nuestro interes de tener un plan de
mejora para estos errores decisidimos plantear dos soluciones. Para solucionar el
primero de los dos casos, se apelaría también a utilizar mis inventarios de
producto terminado que aún tengo y que cumplan o superen las especificaciones
requeridas por el cliente para no quedar mal con él. Es mejor tener algunos
sobrecostos o pérdidas en la venta, que perder un buen cliente. Es importante
resaltar que en este caso las opciones son escasas y lo que se trata siempre de
salvar es la reputación y relación con el cliente. Sinceramente en este primer
caso no vería otra opción para la solución inmediata del problema que las dos
mencionadas por la compañía. Para el segundo escenario, plantearía la opción de
utilizar los vehículos de la compañía para trasladar el cargamento. Aunque
posiblemente se llegue a incurrir en costos aún más altos que pagar simplemente
el flete. Con esta acción se incurren en varios viajes debido a que la
capacidad de los vehículos utilizados por la compañía no cuenta con la
capacidad suficiente para descargar el contenedor en un solo viaje. Además del
costo de la mano de obra requerida para el descargue en puerto del contenedor.
Como
solución al segundo caso se ve que es prácticamente muy difícil controlar este
tipo de situaciones, sin embargo, una opción con la que se podría contar,
aunque no es muy viable es adquirir un camión propiedad de la empresa que les
permita actuar ante situaciones adversas como estas, además de que este puede
ser utilizado para realizar otras entregas mientras no ocurran sucesos de
fuerza mayor como un paro camionero. Por lo tanto, aunque se recurrirá a hacer
una inversión en un activo que pierde valor cada año, se podrá considerar muy
útil tanto para el desarrollo normal de entrega de producto a los clientes como
para adecuarse ante la escasez de transporte
Lluvia
de ideas para pensar en propuestas de mejora:
·
¿Se
desea expandir el negocio?:
o
¿Cuál
es la cobertura de mercado actual?
§
1%,
es mínima su cobertura, hay empresas mucho más grandes. Además por la facilidad
de comunicación e importación ya muchas empresas realizan la importación
directa de las cintas adhesivas.
o
¿La
demanda es mayor a la capacidad de la empresa?
§
Si
en algunas ocasiones se han quedado cortos de inventario para satisfacer la
demanda.
o
¿Cómo
son los datos de la competencia?
§
No
poseen
·
Operaciones
logísticas internas:
o
¿Qué
tan eficiente es la utilización del Kardex?
§
¿Sería
posible utilizar la tecnología de códigos de barras?
·
Actualmente
la variedad y diversificación de las cintas adhesivas en cuanto a su gramaje,
ancho y longitud no es tan grande para que se haga necesario utilizar los códigos
de barras ya que por el Kardex es posible aun mantener ese control de manera
económica.
o
¿Cómo
es el contacto con los clientes?
§
¿Cuáles
son los pasos para hacer las ventas?
·
Cuando
son ventas por primera vez, se buscan potenciales clientes, diferentes a los
que ya se tienen en la base de datos, se lo contacta y presenta la oferta. Se
les lleva una muestra del producto. Si estos desean comprar el producto se
procede a realizar una serie de pasos para crear una relación
proveedor-cliente, entre las cuales se encuentra el compartirse datos
financieros, entre otros documentos. Posteriormente se hace el envío de la
mercancía.
§
¿Quién
presenta los contactos de la empresa?
·
¿Hay
alguna base de datos de los clientes?
o
Si
hay una base de datos de los clientes que se complementa con el kardex que le
comunica a esa base de datos cuales son los compradores más frecuentes y que en
más volumen compran para generar una categorización y así tener prioridades
entre clientes a la hora de atenderlos.
·
¿Quién
hace los contactos con los clientes?
o
El
personal de ventas
·
Gestión:
o
¿Se
llevan indicadores en la empresa…. Productividad, tiempo ocioso...etc?
§
No
se llevan indicadores en la empresa, no conocen la rotación de inventarios,
satisfacción de clientes, en qué porcentaje el inventario teórico es igual al
real (estas inspecciones la hacen una vez al mes)
o
¿Hay
algún conocimiento sobre la satisfacción de los clientes?
§
Hace
dos años que no se realiza un sondeo de la satisfacción de los clientes.
Propuestas
de mejora
· Recomendación 1:
· Recomendación 1:
Una mejora que se le propone a Produempak es repartir
los pedidos de cinta adhesiva en por lo menos dos proveedores. Actualmente, la
empresa cuenta con un único proveedor, Jiangmen Newera Packing Material Co, de
China. Si bien Jiangmen es una de las empresas mejor posicionado en el mercado
de sus productos, es muy confiable, y la relación entre ambas entidades es muy
buena y está enfocada al largo plazo, es recomendable “no poner todos los
huevos en la misma canasta”, como se dice coloquialmente.
La compañía china ha respondido siempre puntualmente y
de manera correcta a los pedidos realizados por Produempak, cumpliendo de
manera correcta con la práctica de entrega perfecta, e incluso se ha logrado
conversar y negociar en ocasiones especiales como en la situación actual, en la
que el dólar ha subido de precio significativamente (situación que o es
favorable para la empresa colombiana).
Sin embargo, nunca se está exento de problemas que
pueden ocurrir en cualquier parte de la cadena, puntualmente en algún pedido
que se haga a China. Durante el envío puede haber problemas con la embarcación,
puede haber retrasos en el proceso de nacionalización de los productos o
incluso una para en la producción de Jiangmen. Además, dada la gran posición
que tiene en el mercado la empresa China, los pedidos que se hacen desde
Colombia puede que no sean los más grandes, y a la hora de haber un problema,
Produempak podría o ser una prioridad para Jiangmen y darle más importancia a
otros clientes de más peso para responder con sus pedidos. Cualquiera de estas
situaciones dejaría desabastecido por completo a Produempak, lo cual podría
resultar, seguramente, en incumplimientos a varios clientes, representándose en
pérdidas económicas y disminuciones de índices como la satisfacción del
cliente.
Por ende, se recomienda buscar otro proveedor de la
misma calidad y precios cercanos, si se puede en un país más cercano (México y
Chile cuentan con variedades de empresas que ofrecen este tipo de productos),
lo cual también podría beneficiar a Produempak con la situación del dólar.
Teniendo en cuenta la gran confiabilidad y relación que se tiene con Jiangmen,
se podría dividir la cantidad de pedidos en un 70% a la empresa china y un 30%
a un segundo proveedor. Así pues, ante algún problema en el envío desde China,
se puede tener un plan de contingencia para no quedar desabastecidos, además de
dejar la puerta abierta a un crecimiento de la demanda en Produempak, y tener
la facilidad de responder a más pedidos con un nuevo proveedor, que si logra
estar ubicado más cercano, el lead time de los pedidos sería más corto.
· Recomendación 2:
· Recomendación 2:
Otra propuesta de mejora que se le plantea a
Produempak es reemplazar la antiquísima y obsoleta herramienta de control de
inventarios como lo es el Kardex y emplear nuevas tecnologías en este aspecto
como el uso del código de barras. Como es bien conocido las empresas necesitan
avanzar de acuerdo a la globalización y una condición necesaria para mejorar
los procesos es ir de acuerdo a las vanguardias tecnológicas por lo tanto es
necesario que Produempak invierta en un sistema de captura de datos por códigos
de barra para así evitar pérdidas de tiempos en el control de inventarios.
Actualmente Produempak está realizando su control de
inventario de forma manual mediante Kardex para después ser digitada en Excel.
Sin embargo, esta práctica está supeditada a tener una gran cantidad de fallos
debido a que depende necesariamente de las aptitudes humanas. Por lo general
las condiciones ambientales, el estado de ánimo y otras variables externas
pueden generar distorsión en la persona que se encuentra digitando los datos
creando así problemas en todo un proceso arduo y extenso de control de
inventarios simplemente por un error de mecanografía, sin embargo, el hecho de
equivocarse en la digitación de datos no solo significa dañar horas de trabajo
sino que también significa costos y pérdidas para la empresa.
No obstante, la inversión en un sistema de captura de
datos por códigos de barra podría ayudar de forma muy eficiente el desarrollo
de la empresa. Primordialmente la captura de datos se haría de manera más
rápida y precisa, desencadenado que los costos sean más bajos y reduciendo los
errores humanos a un nivel mínimo. Pero además de los usos operativos que tiene
esta herramienta ayudaría en gran cuantía a abrir nuevas relaciones con grandes
superficies ya que esta es una herramienta que permite el crecimiento del
negocio.
Actualmente Produempak negocia con la 14 la venta de
estas cintas adhesivas en un porcentaje muy pequeño pero incurrir en esta nueva
tecnología le permitiría negociar con nuevas superficies que le permitan
expandir sus utilidades y así desarrollar una línea de producto propio y no
solo ser un distribuidor de cinta adhesiva. Además el hecho de contar con la
tecnología de código de barras le permitirá abrir nuevos horizontes
internacionales ya que uno de los requisitos importantes a la hora de exportar
un producto es contar con esta tecnología, igualmente, permitirá a la empresa
tener una buena trazabilidad del producto a través de la cadena valor,
facilitando operaciones con clientes y proveedores.
Por último se hace evidente que son más los beneficios
que trae la inversión en esta herramienta para el desarrollo de Produempak, sin
embargo, se debe hacer un análisis conjunto con la empresa para ver si tienen
el musculo económico para adaptar esta tecnología a la empresa ya que si no lo
han hecho hasta ahora debe ser porque no cuentan con los fondos necesarios, no
obstante, se recomienda invertir en esto ya que se reducirán en el largo plazo
costos que permitirán ver retribuida la inversión.
· Recomendación 3:
· Recomendación 3:
Produempak debe evaluar qué valor agregado le va a
ofrecer a sus clientes en la comercialización de cintas y qué mensaje debe
transmitir en este mercado con el objetivo de tener una mejor cuota de éste. En
ese orden de ideas, la empresa debe comunicar a sus clientes por qué comprar cintas
adhesivas a Produempak es mejor que hacer la importación directa de los manufactureros
de este producto. Esta recomendación la hacemos ya que uno de los socios de la
empresa nos ha transmitido que muchas empresas en la actualidad, que podrían
ser clientes de Produempak, están importando la cinta adhesiva por su cuenta
para sus operaciones ya que la importación es un proceso que se ha facilitado
muchísimo en la actualidad para todas las organizaciones. Por tal razón, es
sumamente importante que la empresa piense en qué valor añadido le va a sumar
al encargarse de la importación de las cintas adhesivas para sus clientes y que
de esa manera la empresa pueda sostenerse en el mercado en el largo plazo y más
aún pueda tener más cuota de mercado ya que la que hoy tiene es bastante baja,
en efecto es del 1% aproximadamente.
Conclusiones
·Como conclusión general
se entiende que Produempak tiene un gran mercado en concepto de cintas
adhesivas y trabaja de la mejor manera posible para tener un negocio
sustentable y rentable, sin embargo, consideramos que falta arreglar ciertos
procesos que permitan a esta empresa generar muchas utilidades y consolidarse
como una empresa fuerte tanto a nivel local como regional. Principalmente se
hace importante tener una mejor planeación estratégica en todo lo que tiene que
ver con pedidos al proveedor ya que aunque no se presenten muchos errores se
hace viable contar con planes de contingencia que permitan solucionar cualquier
situación adversa. Como segundo y último punto es importante hacer una
inversión en tecnología para mejor la gestión de los inventarios que además
conllevaría a tener una mejor planeación para hacer planes de contingencia
cuando hay problemas con los proveedores para así suplir a los clientes.
·La
empresa ha logrado consolidar un buen proceso logístico en la parte de la
importación de sus productos con el proveedor chino Jiangmen Newera Packing
Material Co, formando una muy buena relación, confiable y a largo plazo, además
de no tener problemas en el momento de los trámites aduaneros en el puerto. Sin
embargo, es recomendable contar con un segundo proveedor de igual calidad y
precios aproximados, para evitar el riesgo de quedar desabastecido, además de
tener la posibilidad de responder fácilmente cambios en la demanda, reduciendo
el lead time si se consigue en un país más cercano.
·Por
ahora Produempak trabaja de manera eficiente y no tiene problemas mayores en el
control de sus inventarios, sin embargo, la adecuación de nuevas tecnologías
les permitirá tener una mejor gestión para así expandir sus horizontes y abrir
nuevos canales de venta con grandes superficies que permitan una mayor
consolidación de su producto tanto a nivel local como regional.
·Para
encontrar oportunidades de mejora dentro de las empresas se debe de estar
presente en las operaciones que esta sostenga, del día a día y de cada
minucioso detalle que esta tenga, también se deben de plantear interrogantes
del porqué de cada acción sin pasar por altos las cosas y de esa manera se
podrá avanzar en un mejoramiento continuo de las operaciones de la
organización.
