ENTREGA 3

Tercera Entrega CAB

Errores Logísticos y Consecuencias

Después de la visita a la empresa, la gerente administrativa y el gerente de operaciones, nos contaron que durante sus años de actividad en el sector, se les han presentado algunos inconvenientes en materia logística, ya sea por causas externas que afectaron directamente el funcionamiento normal de la cadena de abastecimiento o por propias decisiones internas de la empresa. A continuación, se describirán 2 eventos que afectaron el funcionamiento normal de sus actividades.

La primera de ellas se presentó por una indecisión en el pedido de un contenedor, lo que produjo dos días de retraso en la orden y la mercancía en puerto no estuvo en el plazo establecido de arribo por parte de la naviera. Esto causo que el cupo en el buque no alcanzara para subir ese contenedor y les toco dejar el contenedor en puerto hasta que se reprogramara su envío. Finalmente la mercancía llego al puerto de buenaventura con 5 días de retraso, lo que causo que la empresa incurriera en diversos costos extra para poderle cumplir a sus clientes. Entre ellos, les toco venderle a uno de sus clientes estrella una cinta con un calibre mayor (más caro) por el mismo precio de cinta que requería el cual tenía un calibre mucho menor. Después de agotar esta estrategia, Produempak  tuvo que comprarle a la competencia las cantidades de producto que requerían para suplir su demanda y venderlas a sus clientes a pesar del sobrecosto.

En segundo lugar tenemos un inconveniente logístico que se presentó por causas externas, debido al paro camionero realizado a lo largo de todo el país, la mercancía en el puerto de buenaventura se represo y esto causo que los fletes de transporte de los contenedores subieran considerablemente. Según el gerente de operaciones, de un flete convencional con un valor de aproximadamente $1.300.000 COP, se debió pagar un flete de alrededor $2.100.000 COP (flete buenaventura Cali). Este fue el mayor sobrecosto que hasta el momento la empresa le ha tocado asumir por este Flete.

Finalmente, la empresa también nos comentó sobre un inconveniente que tuvieron hace poco tiempo pero que a diferencia de los dos anteriores casos no hubo ninguna repercusión negativa para la empresa. El inconveniente se generó al realizarse un mal picking por parte de un operario enviando la mercancía equivocada a dos clientes. La empresa no pudo detectar rápidamente este error y fue por medio de los clientes que se supo de esto. Afortunadamente para la empresa las características de las cintas enviadas erróneamente fueron útiles para la operación que requerían los clientes y por ende no se presentó ninguna queja por parte de los clientes ni se tuvo que tomar acciones de recoger y reponer mercancía. Por lo tanto, el error logístico no repercutió negativamente en la empresa pero si dejó un llamado de atención a la empresa para ser más cuidadosa en sus despachos.

Nosotros en nuestro interes de tener un plan de mejora para estos errores decisidimos plantear dos soluciones. Para solucionar el primero de los dos casos, se apelaría también a utilizar mis inventarios de producto terminado que aún tengo y que cumplan o superen las especificaciones requeridas por el cliente para no quedar mal con él. Es mejor tener algunos sobrecostos o pérdidas en la venta, que perder un buen cliente. Es importante resaltar que en este caso las opciones son escasas y lo que se trata siempre de salvar es la reputación y relación con el cliente. Sinceramente en este primer caso no vería otra opción para la solución inmediata del problema que las dos mencionadas por la compañía. Para el segundo escenario, plantearía la opción de utilizar los vehículos de la compañía para trasladar el cargamento. Aunque posiblemente se llegue a incurrir en costos aún más altos que pagar simplemente el flete. Con esta acción se incurren en varios viajes debido a que la capacidad de los vehículos utilizados por la compañía no cuenta con la capacidad suficiente para descargar el contenedor en un solo viaje. Además del costo de la mano de obra requerida para el descargue en puerto del contenedor.

Como solución al segundo caso se ve que es prácticamente muy difícil controlar este tipo de situaciones, sin embargo, una opción con la que se podría contar, aunque no es muy viable es adquirir un camión propiedad de la empresa que les permita actuar ante situaciones adversas como estas, además de que este puede ser utilizado para realizar otras entregas mientras no ocurran sucesos de fuerza mayor como un paro camionero. Por lo tanto, aunque se recurrirá a hacer una inversión en un activo que pierde valor cada año, se podrá considerar muy útil tanto para el desarrollo normal de entrega de producto a los clientes como para adecuarse ante la escasez de transporte

Lluvia de ideas para pensar en propuestas de mejora:

·         ¿Se desea expandir el negocio?:

o   ¿Cuál es la cobertura de mercado actual?

§  1%, es mínima su cobertura, hay empresas mucho más grandes. Además por la facilidad de comunicación e importación ya muchas empresas realizan la importación directa de las cintas adhesivas.

o   ¿La demanda es mayor a la capacidad de la empresa?

§  Si en algunas ocasiones se han quedado cortos de inventario para satisfacer la demanda.

o   ¿Cómo son los datos de la competencia?

§  No poseen

·         Operaciones logísticas internas:

o   ¿Qué tan eficiente es la utilización del Kardex?

§  ¿Sería posible utilizar la tecnología de códigos de barras?

·         Actualmente la variedad y diversificación de las cintas adhesivas en cuanto a su gramaje, ancho y longitud no es tan grande para que se haga necesario utilizar los códigos de barras ya que por el Kardex es posible aun mantener ese control de manera económica.

o   ¿Cómo es el contacto con los clientes?

§  ¿Cuáles son los pasos para hacer las ventas?

·         Cuando son ventas por primera vez, se buscan potenciales clientes, diferentes a los que ya se tienen en la base de datos, se lo contacta y presenta la oferta. Se les lleva una muestra del producto. Si estos desean comprar el producto se procede a realizar una serie de pasos para crear una relación proveedor-cliente, entre las cuales se encuentra el compartirse datos financieros, entre otros documentos. Posteriormente se hace el envío de la mercancía.

§  ¿Quién presenta los contactos de la empresa?

·         ¿Hay alguna base de datos de los clientes?

o   Si hay una base de datos de los clientes que se complementa con el kardex que le comunica a esa base de datos cuales son los compradores más frecuentes y que en más volumen compran para generar una categorización y así tener prioridades entre clientes a la hora de atenderlos.

·         ¿Quién hace los contactos con los clientes?

o   El personal de ventas

·         Gestión:

o   ¿Se llevan indicadores en la empresa…. Productividad, tiempo ocioso...etc?

§  No se llevan indicadores en la empresa, no conocen la rotación de inventarios, satisfacción de clientes, en qué porcentaje el inventario teórico es igual al real (estas inspecciones la hacen una vez al mes)

o   ¿Hay algún conocimiento sobre la satisfacción de los clientes?

§  Hace dos años que no se realiza un sondeo de la satisfacción de los clientes.

Propuestas de mejora                 

·         Recomendación 1:

Una mejora que se le propone a Produempak es repartir los pedidos de cinta adhesiva en por lo menos dos proveedores. Actualmente, la empresa cuenta con un único proveedor, Jiangmen Newera Packing Material Co, de China. Si bien Jiangmen es una de las empresas mejor posicionado en el mercado de sus productos, es muy confiable, y la relación entre ambas entidades es muy buena y está enfocada al largo plazo, es recomendable “no poner todos los huevos en la misma canasta”, como se dice coloquialmente.

La compañía china ha respondido siempre puntualmente y de manera correcta a los pedidos realizados por Produempak, cumpliendo de manera correcta con la práctica de entrega perfecta, e incluso se ha logrado conversar y negociar en ocasiones especiales como en la situación actual, en la que el dólar ha subido de precio significativamente (situación que o es favorable para la empresa colombiana).

Sin embargo, nunca se está exento de problemas que pueden ocurrir en cualquier parte de la cadena, puntualmente en algún pedido que se haga a China. Durante el envío puede haber problemas con la embarcación, puede haber retrasos en el proceso de nacionalización de los productos o incluso una para en la producción de Jiangmen. Además, dada la gran posición que tiene en el mercado la empresa China, los pedidos que se hacen desde Colombia puede que no sean los más grandes, y a la hora de haber un problema, Produempak podría o ser una prioridad para Jiangmen y darle más importancia a otros clientes de más peso para responder con sus pedidos. Cualquiera de estas situaciones dejaría desabastecido por completo a Produempak, lo cual podría resultar, seguramente, en incumplimientos a varios clientes, representándose en pérdidas económicas y disminuciones de índices como la satisfacción del cliente.

Por ende, se recomienda buscar otro proveedor de la misma calidad y precios cercanos, si se puede en un país más cercano (México y Chile cuentan con variedades de empresas que ofrecen este tipo de productos), lo cual también podría beneficiar a Produempak con la situación del dólar. Teniendo en cuenta la gran confiabilidad y relación que se tiene con Jiangmen, se podría dividir la cantidad de pedidos en un 70% a la empresa china y un 30% a un segundo proveedor. Así pues, ante algún problema en el envío desde China, se puede tener un plan de contingencia para no quedar desabastecidos, además de dejar la puerta abierta a un crecimiento de la demanda en Produempak, y tener la facilidad de responder a más pedidos con un nuevo proveedor, que si logra estar ubicado más cercano, el lead time de los pedidos sería más corto.

·         Recomendación 2:

Otra propuesta de mejora que se le plantea a Produempak es reemplazar la antiquísima y obsoleta herramienta de control de inventarios como lo es el Kardex y emplear nuevas tecnologías en este aspecto como el uso del código de barras. Como es bien conocido las empresas necesitan avanzar de acuerdo a la globalización y una condición necesaria para mejorar los procesos es ir de acuerdo a las vanguardias tecnológicas por lo tanto es necesario que Produempak invierta en un sistema de captura de datos por códigos de barra para así evitar pérdidas de tiempos en el control de inventarios.

Actualmente Produempak está realizando su control de inventario de forma manual mediante Kardex para después ser digitada en Excel. Sin embargo, esta práctica está supeditada a tener una gran cantidad de fallos debido a que depende necesariamente de las aptitudes humanas. Por lo general las condiciones ambientales, el estado de ánimo y otras variables externas pueden generar distorsión en la persona que se encuentra digitando los datos creando así problemas en todo un proceso arduo y extenso de control de inventarios simplemente por un error de mecanografía, sin embargo, el hecho de equivocarse en la digitación de datos no solo significa dañar horas de trabajo sino que también significa costos y pérdidas para la empresa.

No obstante, la inversión en un sistema de captura de datos por códigos de barra podría ayudar de forma muy eficiente el desarrollo de la empresa. Primordialmente la captura de datos se haría de manera más rápida y precisa, desencadenado que los costos sean más bajos y reduciendo los errores humanos a un nivel mínimo. Pero además de los usos operativos que tiene esta herramienta ayudaría en gran cuantía a abrir nuevas relaciones con grandes superficies ya que esta es una herramienta que permite el crecimiento del negocio.

Actualmente Produempak negocia con la 14 la venta de estas cintas adhesivas en un porcentaje muy pequeño pero incurrir en esta nueva tecnología le permitiría negociar con nuevas superficies que le permitan expandir sus utilidades y así desarrollar una línea de producto propio y no solo ser un distribuidor de cinta adhesiva. Además el hecho de contar con la tecnología de código de barras le permitirá abrir nuevos horizontes internacionales ya que uno de los requisitos importantes a la hora de exportar un producto es contar con esta tecnología, igualmente, permitirá a la empresa tener una buena trazabilidad del producto a través de la cadena valor, facilitando operaciones con clientes y proveedores.

Por último se hace evidente que son más los beneficios que trae la inversión en esta herramienta para el desarrollo de Produempak, sin embargo, se debe hacer un análisis conjunto con la empresa para ver si tienen el musculo económico para adaptar esta tecnología a la empresa ya que si no lo han hecho hasta ahora debe ser porque no cuentan con los fondos necesarios, no obstante, se recomienda invertir en esto ya que se reducirán en el largo plazo costos que permitirán ver retribuida la inversión.

·         Recomendación 3:

Produempak debe evaluar qué valor agregado le va a ofrecer a sus clientes en la comercialización de cintas y qué mensaje debe transmitir en este mercado con el objetivo de tener una mejor cuota de éste. En ese orden de ideas, la empresa debe comunicar a sus clientes por qué comprar cintas adhesivas a Produempak es mejor que hacer la importación directa de los manufactureros de este producto. Esta recomendación la hacemos ya que uno de los socios de la empresa nos ha transmitido que muchas empresas en la actualidad, que podrían ser clientes de Produempak, están importando la cinta adhesiva por su cuenta para sus operaciones ya que la importación es un proceso que se ha facilitado muchísimo en la actualidad para todas las organizaciones. Por tal razón, es sumamente importante que la empresa piense en qué valor añadido le va a sumar al encargarse de la importación de las cintas adhesivas para sus clientes y que de esa manera la empresa pueda sostenerse en el mercado en el largo plazo y más aún pueda tener más cuota de mercado ya que la que hoy tiene es bastante baja, en efecto es del 1% aproximadamente.

Conclusiones

·Como conclusión general se entiende que Produempak tiene un gran mercado en concepto de cintas adhesivas y trabaja de la mejor manera posible para tener un negocio sustentable y rentable, sin embargo, consideramos que falta arreglar ciertos procesos que permitan a esta empresa generar muchas utilidades y consolidarse como una empresa fuerte tanto a nivel local como regional. Principalmente se hace importante tener una mejor planeación estratégica en todo lo que tiene que ver con pedidos al proveedor ya que aunque no se presenten muchos errores se hace viable contar con planes de contingencia que permitan solucionar cualquier situación adversa. Como segundo y último punto es importante hacer una inversión en tecnología para mejor la gestión de los inventarios que además conllevaría a tener una mejor planeación para hacer planes de contingencia cuando hay problemas con los proveedores para así suplir a los clientes.

    ·La empresa ha logrado consolidar un buen proceso logístico en la parte de la importación de sus productos con el proveedor chino Jiangmen Newera Packing Material Co, formando una muy buena relación, confiable y a largo plazo, además de no tener problemas en el momento de los trámites aduaneros en el puerto. Sin embargo, es recomendable contar con un segundo proveedor de igual calidad y precios aproximados, para evitar el riesgo de quedar desabastecido, además de tener la posibilidad de responder fácilmente cambios en la demanda, reduciendo el lead time si se consigue en un país más cercano.

     ·Por ahora Produempak trabaja de manera eficiente y no tiene problemas mayores en el control de sus inventarios, sin embargo, la adecuación de nuevas tecnologías les permitirá tener una mejor gestión para así expandir sus horizontes y abrir nuevos canales de venta con grandes superficies que permitan una mayor consolidación de su producto tanto a nivel local como regional.

·Para encontrar oportunidades de mejora dentro de las empresas se debe de estar presente en las operaciones que esta sostenga, del día a día y de cada minucioso detalle que esta tenga, también se deben de plantear interrogantes del porqué de cada acción sin pasar por altos las cosas y de esa manera se podrá avanzar en un mejoramiento continuo de las operaciones de la organización.